Bezpečnostné  smernice SOŠ Štúrovo

Získavať osobné údaje smú len zamestnanci, ktorým vydal riaditeľ SOŠ oprávnenie na získavanie osobných údajov.  Zamestnanci, ktorí sú držiteľmi tohto oprávnenia, smú získavať a ďalej spracúvať len také osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania.  Rozsah oprávnení a popis dovolených činností je daný zákonmi, inými všeobecne záväznými právnymi predpismi,  zmluvami  a pokynmi nadriadených.  

	Zamestnanci, ktorí sú držiteľmi oprávnenia, sú povinní dbať na to, aby pri každom získavaní osobných údajov boli schopní preukázať na požiadanie svoju totožnosť a bez vyzvania dotknutej osobe, od ktorej osobné údaje požadujú, vopred oznámiť údaje obsiahnuté v § 10 ods. 1 zákona č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov.

Zamestnanci, ktorým riaditeľ SOŠ nevydal oprávnenie na získavanie osobných údajov, majú vstup do informačného systému zakázaný  a nesmú sa na získavaní a spracúvaní osobných údajov podieľať.  

	Všetci zamestnanci sú povinný absolvovať poučenie o právach a povinnostiach ustanovených zákonom o ochrane osobných údajov a podpísať doklad o tom, že toto poučenie absolvovali.  Doklad o tom, že boli poučení, musia podpísať aj osoby, ktoré nie sú zamestnancami SOŠ, ale mohli by prísť do styku s osobnými údajmi náhodne  (externí servisní technici, rodičia žiakov pri príležitostnej návšteve školy a pod.).  Podpísané doklady o poučení sa archivujú.

Pri spracuvávaní osobných údajov musí oprávnená osoba zabezpečiť, aby k osobným údajom nemali prístup zamestnanci, ktorí majú vstup do informačného systému zakázaný, a aby bol prístup zamedzený aj iným nepovolaným osobám.

Akékoľvek listiny alebo diskety obsahujúce osobné údaje, musia byť po skončení práce uložené v uzamknutej skrini, skrinke, alebo zásuvke.  Miestnosť, v ktorej sa nachádzajú média obsahujúce osobné údaje, musí byť počas neprítomnosti poverenej osoby uzamknutá, kľúče od miestnosti nesmie oprávnená osoba ponechávať v zámku;  uvedené sa v plnom rozsahu vzťahuje aj na miestnosti, v ktorých sa nachádzajú počítače, na ktorých sa spracúvajú osobné údaje.

	Každá oprávnená osoba spracúvajúca osobné údaje na počítači, je povinná používať prístupové heslo.  Prístupové heslo nesmie oprávnená osoba nikomu prezradiť, najmenej raz za tri mesiace je povinná ho zmeniť a v prípade opustenia počítačového pracoviska je povinná uviesť počítač do takého stavu, aby s ním iná osoba nemohla pracovať.  Okrem toho, monitory počítačov, na ktorých sa spracúvajú osobné údaje, musia byť otočené tak, aby neboli prístupné nepovolaným osobám.

	V záujme preventívnej ochrany osobných údajov v informačnom systéme pred zlyhaním počítačovej techniky, sa údaje po spracovaní väčších dávok musia zálohovať.  Zálohovacie médium (napr. disketa) sa ukladá oddelene od počítača, na ktorom sa spracúvajú osobné údaje a tak, aby nemohlo dôjsť k poškodeniu alebo zneužitiu tohto média.

V záujme preventívnej ochrany osobných údajov v informačnom systéme pred vonkajšími útokmi, pred vonkajšími vplyvmi a mimoriadnymi situáciami, sú oprávnené osoby povinné využívať nainštalované antivírusové programy.  Za inštaláciu a aktualizovanie antivírusových programov zodpovedá prevádzkovateľ informačného systému.

Je neprípustné vybavovať agendu súvisiacu s obsahom osobných údajov spôsobom, pri ktorom by mohli byť sprístupnené osobné údaje dotknutých osôb aj iným osobám.  Ak nemožno prítomnosť iných fyzických osôb úplne vylúčiť, treba nevyhnutne zabezpečiť dodržiavanie diskrétneho odstupu ostatných osôb od miesta, v ktorom prichádza ku vzájomnej komunikácii „dotknutej” a “oprávnenej” osoby. 

	Disketám hrozí znehodnotenie v blízkosti silného elektromagnetického zdroja a preto sa zakazuje ich ukladanie do blízkosti takýchto zdrojov (rozhlasových prijímačov, reproduktorov, mobilných telefónov a pod.).  Zakázané je aj prenášanie diskiet v aktovkách, kufríkoch, či kabelkách, pokiaľ je v nich súčasne uložený aj mobilný telefón.

Všetci zamestnanci sú povinní existujúce mechanické zábranné prostriedky, resp. technické zabezpečovacie prostriedky pri ochrane osobných údajov i majetku SOŠ riadne využívať.  Sú povinní chrániť kľúče a obdobné prostriedky pred stratou a zneužitím, a prípadnú stratu ihneď nahlásiť nadriadenému, alebo poverenej osobe.

Povinnosť SOŠ archivovať pedagogickú, mzdovú a personálnu dokumentáciu, je stanovená osobitnými predpismi.  Pre všetky osobné údaje platí, že po uplynutí stanovenej archivačnej lehoty musí SOŠ osobné údaje bezodkladne zlikvidovať  (§ 13 zákona č. 428/2002 Z.z.).  

	Zákon č. 428/2002 Z.z. predpokladá, že právo na kontrolu dodržiavania tohto zákona prevádzkovateľom má nielen Úrad na ochranu osobných údajov, ale aj verejnosť.  Za tým účelom musia byť všetky základné údaje o informačnom systéme SOŠ obsiahnuté v Evidencii o informačnom systéme (príloha č. 5), ktorá musí byť vždy vyvesená na mieste prístupnom verejnosti (vo vestibule SOŠ).  Právo na informácie obsiahnuté v evidencii o informačnom systéme nemožno odmietnuť nikomu. 

Pri technických haváriach, poruchách a iných mimoriadnych situáciach ohrozujúcich informačný systém SOŠ, je oprávnená osoba povinná bezodkladne urobiť opatrenia proti hroziacej škode a upozorniť na hrozbu riaditeľa SOŠ alebo zodpovednú osobu.  Ak ide o mimoriadnu situáciu ohrozujúcu celý objekt SOŠ, je oprávnená osoba povinná urobiť podľa okolností aj iné vhodné opatrenia  (privolať hasičov,  privolať políciu  a pod.).

Za dozor nad dodržiavaním zákona o ochrane osobných údajov a nad dodržiavaním týchto bezpečnostných smerníc v plnom rozsahu poverená osoba.  Poverená osoba vykonáva dozor priebežne a na všetky skutočnosti ohrozujúce bezpečnosť osobných údajov riaditeľa SOŠ bezodkladne písomne upozorňuje.  

Poverená osoba je povinná absolvovať odborné školenie o právach, povinnostiach a zodpovednosti pri spracúvaní osobných údajov.

Inšpektori Úradu na ochranu osobných údajov sú oprávnení vstupovať do všetkých priestorov školy, sú oprávnení vyžadovať od prevádzkovateľa a jeho zamestnancov, aby im poskytli písomnosti i údaje spracúvané na pamäťových médiách, vrátane technických nosičov údajov a ďalšie materiály potrebné na výkon kontroly.  Sú oprávnení požadovať od kontrolovanej osoby úplné a pravdivé ústne a písomné informácie, vyjadrenia a vysvetlenia ku kontrolovaným a súvisiacim skutočnostiam a k zisteným nedostatkom (§ 39 zákona č. 48/2002 Z.z.).  Povinnosť mlčanlivosti vo vzťahu k inšpektorom Úradu na ochranu osobných údajov neplatí (§ 18 ods. 5  zákona č. 48/2002 Z.z.).

	V rámci súčinnosti je prevádzkovateľ povinný vytvoriť inšpektorom primerané podmienky na výkon kontroly a spracovanie kontrolných zistení a zdržať sa akéhokoľvek konania, ktoré by mohlo výkon kontroly mariť.  Pod vytvorením primeraných podmienok na výkon kontroly treba rozumieť napríklad aj poskytnutie primeraného priestoru pre výkon kontroly (v rámci možností prevádzkovateľa).  Za marenie výkonu kontroly by bolo možné považovať napríklad aj odmietnutie informácie, vyjadrenia alebo vysvetlenia ku kontrolovaným skutočnostiam.

Inšpektori úradu prevádzkovateľovi spravidla ohlásia svoj úmysel vykonať kontrolu vopred a termín začiatku kontroly s prevádzkovateľom spravidla dohodnú.  Sú však oprávnení vykonávať aj kontroly s momentom prekvapenia.  Ak by mohla kontrola s momentom prekvapenia sťažiť alebo znemožniť činnosť školy, je potrebné inšpektorom navrhnúť vhodný časový posun začiatku kontroly (napr. po skončení vyučovania),  odmietnutie kontroly je sankcionovateľné poriadkovou pokutou.

V Štúrove dňa 2.1.2004

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
riaditeľ SOŠ